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Gesetzesänderung verlangt Impressum in gewerblichen E-Mails

Seit Anfang des Jahres müssen in gewerblichen E-Mails bestimmte Auskünfte über das versendende Unternehmen enthalten sein. Wer diese Informationen nicht in seine elektronische Kommunikation aufnimmt, riskiert Zwangsgeld in einer Höhe bis 5.000 EUR. Grundsätzlich werden bei E-Mails nun auch alle Informationen verlangt, die auf Geschäftsbriefen erforderlich sind.

Erfordernisse bei eingetragenen Kaufleuten gem. § 37a HGB

Nennung der Firma des Kaufmanns
Nennung des Ortes seiner Handelsniederlassung
Aufführen des Registergerichts und seiner Handelsregisternummer

Erfordernisse bei Offener Handels- und Kommanditgesellschaft gem. § 125a HGB

Nennung der Rechtsform und des Sitzes der Gesellschaft
Nennung des Registergerichts und der Handelsregisternummer
Sofern kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, die Nennung der Firmen der Gesellschafter (Es sei denn zu den Gesellschaftern der OHG oder KG gehört eine OHG oder KG, bei der ein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist.)
Bei Gesellschaftern gem. AktG bzw. GmbHG gelten ausserdem die vorgeschriebenen Angaben gem. § 80 AktG und § 35a GmbHG

Erfordernisse bei Kapitalgesellschaften gem. §§ 35a GmbHG und 80 AktG

Nennung der Rechtsform und des Sitzes der Gesellschaft
Nennung des Registergerichtes und der Handelsregisternummer der Gesellschaft
Nennung aller Geschäftsführer/Vorstände mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Nennung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Sofern bei einer GmbH Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Erfordernisse bei Genossenschaften gem. § 25a GenGNennung der Rechtsform und des Sitzes der Genossenschaft

Nennung der Rechtsform und des Sitzes der Genossenschaft
Nennung des Registergerichtes des Sitzes der Genossenschaft
Nennung der Registernummer, unter der die Genossenschaft im Genossenschaftsregister eingetragen ist
Nennung aller Vorstände mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Nennung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen

Geändert werden müssen alle geschäftlichen E-Mails eines Unternehmens. Die neuen Angaben gelten nicht nur für E-Mails mit rechtlicher Bedeutung (wie z. B. Angebote, Bestellungen etc.), sondern für alle E-Mails, die an externe Empfänger versendet werden.
Weiterhin verlangt das Gesetz die Angaben in der E-Mail selbst. Eine Verlinkung auf das Impressum der Website reicht zukünftig nicht mehr aus.

Mustersignaturen

Beispiel E-Mail Signatur eines eingetragenen Kaufmanns:

Mit freundlichen Grüßen

Michaela Mustermann
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Hans Muster Import e. K.
Musterstrasse 123
12345 Musterstadt